開會一把罩

開好會，成為致勝關鍵。 開會，開啟智慧 。好的會議要能做出決策並執行。

一、 制訂議題
        在開會之前，您必須能清楚的陳述出「會議的目的」，也就是最後要得到什麼結果？議題訂的越清楚，會議成功的目標就越大。例如：如果希望與會者能討論出業績提升的方法，會議主題就不能訂為「業務報告」。
         開會，別開「大雜會」 在制訂議題時也不要太貪心，不要存在：「好不容易才把人集合，把所有要討論的事項都開一開。」想在一場會議裡網羅全部的主題，這樣只會模糊會議焦點，把會開成大雜會 。


二、邀對的人＆事先準備

      1.誰是會議參加者。

        能提供重要意見與資訊的人，別把一些毫不相干的人士全都一起叫進來開會，那只會增加會議的複雜度。

      2.議題的背景資訊。
        也就是目前手邊有的資訊、可以在會議前準備的資訊、或目前受限的資訊…。有了這些資訊就能事先提供給與會者，讓他們在參加前對議題能預作準備。


三、會議架構規劃

        會議應該比照大型正式會議，準備議程表，內容包括：
         1.會議主題。
         2.開始時間與所需時間。
         3.議題。（記得從最重要的議題開始安排）
         4.每個議題的相關責任人。
         5.每個議題所需的相關時間。


四、通知與會者

        你有沒有這樣的經驗？接到了一份會議通知只有時間和地點，或接到了通知開會的電話，只說：「反正你來參加就對了！」想到要參加這樣的會議，是不是另人頭皮發麻？

   讓與會者瞭解自己的責任
        在議程訂出來之後，一一通知與會者，並告訴他們事先準備的方向、被分配到的發表時間、希望報告的內容、即將進行的討論主題...讓使用者可以事先準備相關的資料與簡報，也能幫助所有與會者以更短的時間進入主題。


五、會議角色分工


    1.會議主持人（facilitator）

        負責讓會議順暢進行，且擔任守門員的角色，隨時把走偏了的成員拉回會議主題。

    2.會議記錄員
        會議記錄並非一字不漏的紀錄，任務是記錄決議完成的事項與等待再度討論或決議的事項，作為下次開會的依據。

    3.計時員（time keeper）
        提醒大家依照時程進行會議，在科技大廠 Intel 的會議中，計時員是最有權力的人，只要他說時間到，老闆也必須閉嘴。


六、會議記錄

        那麼您的公司都在會議結束多久之後完成會議記錄呢？或是根本有時就讓它過去？

        英代爾公司規定，會議記錄必須在每一場會議完成後2小時就發出。

        而仁寶總經理陳瑞聰則規定，會議記錄一定當場以電腦完成。且若事先發的會議資料不足，就寧可取消會議。